Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

Nama        : Heni Hendrayani

NPM          : 33209138

Kelas         : 2dd04

Tugas softskill

Pertemuan 

Didalam dunia usaha atau bisnis diperlikan langkah – langkah untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, kegiatan pelaksanaan kegiatan dan pengawasan.

Pertemuan merupakan forum yang sangat penting diperlukan untuk menghimpun bahan – bahan. Pertemuan – pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan,

Rapat

 Rapat merupakan pertemuan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal – hal sebagai berikut :

v  Undangan rapat

Untuk membuat undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat rapat dan acara rapat.

v  Pengaturan ruang rapat

Pengaturan ruang rapat hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan. Pengaturan tempat duduk pada dasarnya ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat.

v  Perlengkapan rapat

Dalam perlengkapan rapat perlu diperhatikan bahan – bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat.

Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak, konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan tersebut secara ikhlas.

Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

            Didalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut tiap peserta hendaknya :

v  Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

v  Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan

v  Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun namun tidak emosional

v  Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian

v  Mampu mengendalika diri dan menghindarakan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele – tele

Teknik berbicara, membaca dan mendengarkan

            Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara,

            Teknik membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca.

            Demikian halnya dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah namun mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar.

Menyusun pesan

Semua kemampuan teknik berbahasa adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan, sebab seindah apapun kalimat atau sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih tanpa muatan pesan yang berarti semua itu omong kosong. Oleh sebab itu disini pesan merupakan jantung suatu komunikasi

Pesan inilah mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai – nilai deari satu individu kepda individu lain, dari kelompok manusia yang satu kepada kelompok manusia yang lain.